Порядок проведения ветеринарно-санитарного обследования

№ п/п

Наименование этапа

Описание этапа

1

Приём, регистрация и рассмотрение заявлений на проведение инспекции (экспертизы), анализ заявления

Поступающие на проведение инспекции заявления (распоряжения, постановления и т.д.) с прилагаемыми документами  регистрируются в Журнале входящих документов Учреждения (Атлас журналов ОИ А 03.03.01.2021), который ведется в электронном виде. Заявления подлежат однозначному обозначению - специалист по работе с заказчиком после проверки наличия, целостности и читаемости всех документов, присваивает идентификационный номер заявлению в соответствии с записью в Журнале входящих документов Учреждения (Атлас журналов ОИ  А 03.03.01.2021). 

Приём заявления с пакетом документов осуществляется по форме Ф3 РК 01.01.01.2021.

Перечень прилагаемых к заявлению документов для оформления договора на оказание услуг:

·        сведения о ИНН, ОГРН;

·        копия паспорта (для физических лиц и индивидуальных   предпринимателей);

·        копия Устава организации (для юридических лиц 2 первых листа и последний);

·        банковские реквизиты для составления договора (для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей).

Перечень прилагаемых к заявлению документов для проведения ветеринарно-санитарного обследования:

·      копия договора аренды (субаренды) или свидетельства о      собственности;

·        копия программы производственного контроля;

·        копия договора на вывоз и утилизацию твёрдых бытовых отходов, биоотходов;

·        копии договоров на  проведение дезинфекции, дезинсекции, дератизации, контроля качества дезинфекции;

·        ветеринарно-санитарный паспорт двора/пасеки, ветеринарный паспорт на животных и (или) выписка с похозяйственной книги (при необходимости);

·        другие документы предоставленные заказчиком.

При необходимости эксперты вправе запросить недостающие документы в ходе проведения инспекции (с отметкой в листе мониторинга хода работ и персонала – ответственный исполнитель, согласование – технический директор, с отметкой в листе мониторинга) информировав Заказчика Уведомлением  (отправка уведомления Ф14 РК 01.01.01.2021 простым письмом) о необходимости предоставления недостающих документов и их приём с отметкой в листе мониторинга: указание наименование документа и даты предоставления в ОИ.

При недостаточности представленных материалов процедура рассмотрения приостанавливается до получения необходимых документов. Срок предоставления составляет 5 рабочих дней.

При невозможности предоставления недостающей информации оформляется уведомление об отказе в выдаче экспертного заключения по форме Ф10  РК 01.01.01.2021.

При невозможности оставить оригинал документа, предоставляется копия документа, заверенная печатью организации и подписью руководителя, либо снимается копия сотрудником органа инспекции, ответственным за приём документов от заказчика, на снятой с оригинала копии должна быть поставлена печать/надпись «Копия верна», должность лица, заверившего копию, личная подпись, расшифровка подписи (Ф.И.О.), дата заверения.

Копии документов, не заверенные в установленном порядке, не имеют юридической силы и не могут быть приняты к рассмотрению.

Специалист по работе с заказчиком предоставляет заявление Руководителю ОИ для ознакомления, с последующей передачей  техническому директору ОИ для анализа заявления и исполнения с отметкой в Листе регистрации и анализа заявления на инспекцию по форме Ф1 РИ 03.01.01.2021).

Технический директор ОИ  проводит анализ заявления, назначает ответственного  исполнителя с отметкой в Листе регистрации и анализа заявления на инспекцию по форме Ф1 РИ 03.01.01.2021. При выборе эксперта/экспертов учитывается наличие навыков и профессиональных знаний, а так же опыта выполнения работ по проведению оценки соответствия того или иного объекта инспекции (вида инспекции).

Регистрация специалистом по работе с заказчиком заявлений на проведение инспекции в «Журнале регистрации и выдачи экспертных заключений» ВД ОИ 05.01.01-2021. Экспертному заключению присваивается номер, соответствующий порядковому номеру записи в Журнале регистрации и выдачи экспертных заключений ВД ОИ 05.01.01-2021 с добавлением к номеру «-ЭЗ» (Атлас журналов ОИ А 03.03.01.2021). Данный Журнал ведется в электронном виде, исчисление обнуляется с начала года.

При отказе Заказчика от услуги по проведению инспекции в Заявитель оформляет заявление об аннулировании заявления по форме Ф11 РК 01.01.01.2021.

Передача пакета документов с резолюцией специалистом по работе с заказчиком - ответственному исполнителю (эксперту).

Ответственный за этап инспекции - специалист по работе с заказчиком, контроль- технический директор с отметкой в листе регистрации и анализа заявления на инспекцию.

2

  Прием на исполнение

Рассмотрение пакета документов ответственным исполнителем (экспертом).

 

Ответственный за этап инспекции – ответственный исполнитель, с отметкой в листе мониторинга.

3

Назначение соисполнителя

Ответственный исполнитель принимает решение о назначении   соисполнителя и согласовывает с техническим директором.

Ответственный за этап инспекции – ответственный исполнитель, согласование – технический директор, с отметкой в листе мониторинга.

4

Экспертиза представленной документации

Ответственный исполнитель и соисполнитель проводят экспертизу представленной документации. При проведении ветеринарно-санитарных обследований проводится анализ выполнения требований нормативных документов в процессе производства (изготовления), хранения, перевозки (транспортирования), реализации и утилизации подконтрольной продукции; условий содержания, разведения и убоя животных, соблюдение требований ветеринарного законодательства при осуществлении деятельности.

В случае обнаружения неприемлемости метода инспекции, предложенного заказчиком, составляет «Уведомление о неприемлемости метода инспекции» Ф12 РК 01.01.01.2021, либо, если необходимый метод не входит в область аккредитации ОИ, составляет Уведомление

Ф13 РК 01.01.01.2021 о том, что, экспертное заключение будет выдано без ссылки на аттестат аккредитации, без изображения знака национальной системы аккредитации и делает соответствующую запись в Листе регистрации хода работ и мониторинга персонала Ф9 ДП 02.02.01.2021,  ставит в известность ТД ОИ, который ставит отметку о согласовании в Листе регистрации хода работ и мониторинга персонала

Ф9 ДП 02.02.01.2021. Ответственный исполнитель передаёт Уведомление на подпись Руководителю ОИ, затем специалисту по работе с заказчиком, который согласовывает способ отправки Уведомления и направляет его Заказчику.

Ответственный за этап инспекции – ответственный исполнитель, с отметкой в листе мониторинга.

5

Выезд на объект инспекции с целью проведения ветеринарно-санитарного обследования

Ответственный  исполнитель   согласовывает  дату  и  время  выезда с Заказчиком и согласовывает выезд на объект инспекции с техническим директором ОИ.

Выезд специалистов ОИ в сроки, назначенные приказом Начальника Учреждения.

При выезде на объект инспекции эксперты ОИ оформляют

первичный акт ветеринарно-санитарного обследования по форме Ф6 РК 01.01.01.2021, Ф7 РК 01.01.01.2021, Ф8 РК 01.01.01.2021.

При осуществлении деятельности в рамках главы 11 статьи 54 Федерального закона от 31 июля 2020 г. № 248-ФЗ “О государственном контроле (надзоре) и муниципальном контроле в Российской Федерации” при проведении независимой оценки соблюдения обязательных требований применяются чек-листы, утвержденные Приказом Россельхознадзора №235  от 19 марта 2018 г «Об утверждении форм проверочных листов (списков контрольных вопросов), используемых должностными лицами территориальных органов Федеральной службы по ветеринарному и фитосанитарному надзору при проведении плановых проверок в рамках осуществления федерального государственного ветеринарного контроля».

Ответственный за этап инспекции – ответственный исполнитель/соисполнитель, согласование- технический директор с отметкой в листе мониторинга.

6

Оформление экспертного заключения

Обеспечение беспристрастности:

Экспертная группа осуществляет независимую оценку самостоятельно каждым экспертом, затем по итогам обсуждения учитывается мнение каждого эксперта и путём исключения ошибочных выводов и суждений приходят к единому экспертному выводу.

На основании сведений полученных при анализе документов, представленных для проведения инспекции и в ходе проведения выездного ветеринарно-санитарного обследования, экспертной группой оформляется экспертное заключение.

Экспертное заключение оформляется ответственным специалистом в 3х экземплярах, имеющих равную юридическую силу (два экземпляра выдаются Заказчику/ Владельцу, третий экземпляр – ОИ).

Экспертное заключение включает следующие сведения:

• наименование органа инспекции, его почтовые реквизиты, номер аттестата аккредитации, знак национальной системы аккредитации;

•         номер экспертного заключения и дату выдачи;

·                 состав экспертной группы;

·                 наименование объекта инспекции;

·                 основание для проведения инспекции;

·                 наименование заказчика, юридический и  фактический адрес Заказчика;

•        перечень предоставленных документов;

•         экспертиза представленных документов;

•         на соответствие, каких документов и где была проведена экспертиза объекта инспекции;

•         заключение о соответствии (несоответствии) объекта инспекции;

•         оценка риска при выявлении несоответствия

•         рекомендации (при необходимости);

•         подписи экспертов, проводивших инспекцию     (должность специалиста, Ф.И.О, подпись);

•         подпись технического директора ОИ, подтверждающая проверку экспертного заключения;

•         подпись начальника ОИ, утверждающая экспертное заключение;

•         отметка о получении экспертного заключения заказчиком (дата, ФИО, подпись).

Вся информация в экспертном заключении должна быть правильной, точной и четкой.

Исправления или добавления в экспертных заключениях  после их выдачи Заказчику производятся только с разрешения Руководителя ОИ, путём замены документа с тем же номером на ранее выданный. Новый документ идентифицируется буквой «И» и датируется датой исправления.

 

Ответственный за этап инспекции – ответственный  исполнитель/соисполнитель, с отметкой в листе мониторинга.

7

Проверка окончания инспекции

Передача экспертного заключения техническому директору на проверку правильности и готовности к выдаче итогового документа по результатам инспекции.

Контроль – технический директор с отметкой в листе мониторинга и подписью в экспертном заключении.

8

Утверждение экспертного заключения

Технический директор передает проверенное экспертное заключение с пакетом документов специалисту по работе с заказчиком ОИ для дальнейшего утверждения у Руководителя ОИ.

Экспертное заключение утверждается подписью Руководителя ОИ и печатью Учреждения.

Утверждение экспертного заключения является свидетельством окончания экспертных работ.

Контроль – руководитель ОИ, который своей подписью утверждает экспертное заключение, с отметкой в листе мониторинга.

9

Выдача экспертного заключения заказчику

Специалист по работе с заказчиком ОИ информирует Заказчика о готовности экспертного заключения (по телефону).

Выдача экспертного заключения осуществляется специалистом по работе с заказчиком указанным в заявлении на проведение инспекции Заказчиком способом при предоставлении документа об оплате инспекции (при проведении инспекции на возмездной основе):

  • лично в руки, либо через законного представителя (ФИО и паспортные данные доверенного,                                 № доверенности) ̶̶ два экземпляра экспертного заключения передаются Заказчику с отметкой в получении в третьем экземпляре экспертного заключения, которое хранится в ОИ. В «Журнале регистрации и выдачи экспертных заключений» ВД ОИ 05.01.01-2021, который ведется в электронном виде, ставится дата и ФИО получателя экспертного заключения;
  • заказным письмом с уведомлением о вручении – отправка письма с уведомлением о вручении, уведомление подшивается в дело, специалист по работе с заказчиком ставит отметку в Журнале регистрации и выдачи экспертных заключений ВД ОИ 05.01.01-2021, что экспертное заключение «отправлено почтой, № уведомления от «___»___202  г.»;
  • факсимильной или  электронной связью – с приложением отчетов о получении экспертного заключения, которое  подшивается в дело, специалист по работе с заказчиком ставит отметку в Журнале регистрации и выдачи экспертных заключений ВД ОИ 05.01.01-2021, что экспертное заключение «отправлено факсимильной или электронной связью, № отчета о получении от «___»___202  г.».

Ответственный за этап инспекции – специалист по работе с заказчиком ОИ.

10

Хранение результатов инспекции

Весь пакет документов, представленных для проведения инспекции (заявления, протоколы испытаний, результаты исследований по экспертизе, акты отбора проб, декларации о соответствии, ветеринарные сопроводительные документы,  маркировка, упаковка и пр.) подлежат хранению в местах, исключающих их потерю, порчу и повреждения (хранятся у ответственного исполнителя в закрытом шкафу).

·           После выдачи экспертного заключения  Заказчику экземпляр экспертного заключения ОИ и материалы инспекции передаются специалисту ответственному за хранение (специалисту по работе с заказчиком ОИ).

·           Ответственный за хранение специалист формирует дело для хранения, в состав которого входят (в следующем «порядке – снизу вверх»):

1) Лист регистрации хода работ и мониторинга персонала по форме Ф9 ДП 02.02.01.2021;

2) заявление на проведение инспекции с Листом регистрации и анализа заявления на инспекцию по форме Ф1 РИ 03.01.01.2021;

3) представленная заказчиком документация;

4) переписку с заказчиком в ходе инспекции (в случае таковой);

5) один экземпляр экспертного заключения.

·        Архивирование документов производится специалистом по работе с заказчиком в соответствии с ДП 02.06.01.2021 «Правила хранения и архивирования документов».

Ответственный за этап инспекции – специалист по работе с заказчиком.

 

Порядок проведения ветеринарно-санитарной экспертизы, оценки соответствия, ветеринарной экспертизы, в том числе оценки рисков

№ п/п

Наименование этапа

Описание этапа

1

Приём, регистрация и рассмотрение заявлений на проведение инспекции (экспертизы)

Поступающие на проведение инспекции заявления (распоряжения, постановления и т.д.) с прилагаемыми документами  регистрируются в Журнале входящих документов Учреждения (Атлас журналов ОИ А 03.03.01.2021), который ведется в электронном виде. Заявления подлежат однозначному обозначению - специалист по работе с заказчиком после проверки наличия, целостности и читаемости всех документов, присваивает идентификационный номер заявлению в соответствии с записью в Журнале входящих документов Учреждения (Атлас журналов ОИ А 03.03.01.2021). 

Приём заявления с пакетом документов осуществляется по форме Ф2 РК 01.01.01.2021, Ф5 РК 01.01.01.2021

Перечень прилагаемых к заявлению документов для оформления договора на оказание услуг:

·        сведения о ИНН, ОГРН;

·        копия паспорта (для физических лиц и индивидуальных   предпринимателей);

·        копия Устава организации (для юридических лиц 2 первых листа и последний);

·        банковские реквизиты для составления договора (для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей).

Перечень прилагаемых к заявлению документов для проведения инспекции:

·      акт отбора проб (сопроводительная и /или заявка на проведение исследований);

·        товаросопроводительные документы, обеспечивающие прослеживаемость данной продукции;

·        протоколы испытаний (результаты исследований по экспертизе, акт ветеринарно-санитарной экспертизы и другие);

·         акты патологоанатомического вскрытия, акт клинического осмотра животного, акты на вакцинацию, диагностические исследования и профилактические обработки, ветеринарно-санитарный паспорт двора/пасеки, ветеринарный паспорт на животных и (или) выписка с похозяйственyой книги, подтверждающие факт владения животным (при наличии), акты ветеринарно-санитарного обследования;

·        проект животноводческого объекта (для проведения ветеринарной экспертизы);

·        другие документы предоставленные заказчиком.

При необходимости эксперты вправе запросить недостающие документы в ходе проведения инспекции (с отметкой в листе мониторинга хода работ и персонала – ответственный исполнитель, согласование – технический директор, с отметкой в листе мониторинга), информировав Заказчика Уведомлением  (отправка уведомления Ф14 РК 01.01.01.2021 простым письмом) о необходимости предоставления недостающих документов и их приём с отметкой в листе мониторинга: указание наименование документа и даты предоставления в ОИ.

При недостаточности представленных материалов процедура рассмотрения приостанавливается до получения необходимых документов. Срок предоставления составляет 5 рабочих дней.

При невозможности предоставления недостающей информации оформляется уведомление об отказе в выдаче экспертного заключения по форме Ф10  РК 01.01.01.2021.

При невозможности оставить оригинал документа, предоставляется копия документа, заверенная печатью организации и подписью руководителя, либо снимается копия сотрудником органа инспекции, ответственным за приём документов от заказчика, на снятой с оригинала копии должна быть поставлена печать/надпись «Копия верна», должность лица, заверившего копию, личная подпись, расшифровка подписи (Ф.И.О.), дата заверения.

Копии документов, не заверенные в установленном порядке, не имеют юридической силы и не могут быть приняты к рассмотрению.

Специалист по работе с заказчиком предоставляет заявление Руководителю ОИ для ознакомления, с последующей передачей  техническому директору ОИ для анализа заявления и исполнения с отметкой в Листе регистрации и анализа заявления на инспекцию по форме Ф1 РИ 03.01.01.2021.

Технический директор ОИ  назначает ответственного  исполнителя с отметкой в Листе регистрации и анализа заявления на инспекцию по форме Ф1 РИ 03.01.01.2021. При выборе эксперта/экспертов учитывается наличие навыков и профессиональных знаний, а так же опыта выполнения работ по проведению оценки соответствия того или иного объекта инспекции (вида инспекции).

Регистрация заявлений на проведение инспекции в «Журнале регистрации и выдачи экспертных заключений» ВД ОИ 05.01.01-2021. Экспертному заключению присваивается номер, соответствующий порядковому номеру записи в Журнале регистрации и выдачи экспертных заключений ВД ОИ 05.01.01-2021 с добавлением к номеру «-ЭЗ» (Атлас журналов ОИ А 03.03.01.2021). Данный Журнал ведется в электронном виде, исчисление обнуляется с начала года.

При отказе Заказчика от услуги по проведению инспекции в Заявитель оформляет заявление об аннулировании заявления по форме Ф11 РК 01.01.01.2021.

Передача пакета документов с резолюцией специалистом по работе с заказчиком - ответственному исполнителю (эксперту).

 

Ответственный за этап инспекции - специалист по работе с заказчиком, контроль- технический директор с отметкой в листе регистрации и анализа заявления на инспекцию.

2

  Прием на исполнение

Рассмотрение пакета документов.

 

Ответственный за этап инспекции – ответственный исполнитель, с отметкой в листе мониторинга.

3

Назначение соисполнителя

Ответственный исполнитель принимает решение о назначении соисполнителя и согласовывает с техническим директором.

Ответственный за этап инспекции – ответственный исполнитель, согласование – технический директор, с отметкой в листе мониторинга.

4

Экспертиза представленной документации

Ответственный исполнитель и соисполнитель проводят экспертизу представленной документации:

·       в протоколах испытаний рассматривают исследовательскую часть и путём сравнения фактического значения с нормативным, определяют, входит ли полученный результат испытаний в область допустимых значений.

·       в акте отбора проб оценивают документ, согласно которому отобрана проба, количество отобранной пробы, условия её доставки, результат осмотра партии, результат идентификации продукции;

·       во ФГИС в области ветеринарии «ВетИС» рассматривают и оценивают сведения о ветеринарных сопроводительных документах и информации, полученной из них; о результатах ВСЭ, о лабораторных исследованиях подконтрольной продукции.

·       в ходе экспертизы проверяется достоверность электронных ветеринарных сопроводительных документов через систему ФГИС «Меркурий», декларации о соответствии и сертификатов соответствия через систему Росаккредитации.

·       во всех представленных документах проверяется наличие особых отметок и информации, свидетельствующей о нарушениях условий хранения и истечения срока годности или об ухудшении качества и появлении признаков опасности объектов инспекции.

·       в ходе экспертизы протоколов испытаний на биологический и патологический материал, в случае выявления и идентификации возбудителей заболевания человека и животных экспертами проводится оценка риска здоровью населения и животных. В акте отбора проб оценивают документ, согласно которому отобрана проба, количество отобранной пробы, условия её доставки.

·       при проведения ветеринарной экспертизы проекта животноводческого объекта проверяется его соответствие требованиям согласно Методического пособия по ветеринарной экспертизе проектов животноводческих объектов РД-АПК 3.10.07.02-14.

В случае обнаружения неприемлемости метода инспекции, предложенного заказчиком, составляет «Уведомление о неприемлемости метода инспекции» Ф12 РК 01.01.01.2021, либо, если необходимый метод не входит в область аккредитации ОИ, составляет Уведомление Ф13 РК 01.01.01.2021 о том, что, экспертное заключение будет выдано без ссылки на аттестат аккредитации, без изображения знака национальной системы аккредитации и делает соответствующую запись в Листе регистрации хода работ и мониторинга персонала Ф9 ДП 02.02.01.2021,  ставит в известность ТД ОИ, который ставит отметку о согласовании в Листе регистрации хода работ и мониторинга персонала Ф9 ДП 02.02.01.2021. Ответственный исполнитель передаёт Уведомление на подпись Руководителю ОИ, затем специалисту по работе с заказчиком, который согласовывает способ отправки Уведомления и направляет его Заказчику.

Ответственный за этап инспекции – ответственный исполнитель, с отметкой в листе мониторинга.

5

Оформление экспертного заключения

Обеспечение беспристрастности:

Экспертная группа осуществляет независимую оценку самостоятельно каждым экспертом, затем по итогам обсуждения учитывается мнение каждого эксперта и путём исключения ошибочных выводов и суждений приходят к единому экспертному выводу.

На основании сведений полученных при анализе документов, представленных для проведения инспекции экспертной группой оформляется экспертное заключение.

Экспертное заключение оформляется ответственным специалистом в 3х экземплярах, имеющих равную юридическую силу (два экземпляра выдается Заказчику/ Владельцу, третий экземпляр – ОИ).

В случаях выявления  несоответствия объекта инспекции требованиям нормативных документов эксперты проводят оценку риска здоровью населения и животных, руководствуясь п.4.8. РИ 03.01.01.2021 с использованием наилучшей информации с учетом последних научных достижений.

Экспертное заключение включает следующие сведения:

•       наименование органа инспекции, его почтовые реквизиты, номер аттестата аккредитации, знак национальной системы аккредитации;

•       номер экспертного заключения и дату выдачи;

·              состав экспертной группы;

·              наименование объекта инспекции;

·              основание для проведения инспекции;

·              наименование заказчика, юридический и  фактический адрес Заказчика;

•       перечень предоставленных документов;

•       экспертиза представленных документов;

•       на соответствие каких документов и где была проведена экспертиза объекта инспекции;

•       заключение о соответствии (несоответствии) объекта инспекции;

•       оценка риска при выявлении несоответствия

•       рекомендации (при необходимости);

•       подписи экспертов, проводивших инспекцию     (должность специалиста, Ф.И.О, подпись);

•       подпись технического директора ОИ, подтверждающая проверку экспертного заключения;

•        подпись начальника ОИ, утверждающая экспертное заключение;

•        отметка о получении экспертного заключения заказчиком (дата, ФИО, подпись).

Вся информация в экспертном заключении должна быть правильной, точной и четкой.

Исправления или добавления в экспертных заключениях  после их выдачи Заказчику производятся только с разрешения Руководителя ОИ, путём замены документа с тем же номером на ранее выданный. Новый документ идентифицируется буквой «И» и датируется датой исправления.

 

Ответственный за этап инспекции – ответственный исполнитель/соисполнитель, с отметкой в листе мониторинга.

6

Проверка окончания инспекции

Передача экспертного заключения техническому директору на проверку правильности и готовности к выдаче итогового документа по результатам инспекции.

Контроль – технический директор с отметкой в листе мониторинга и подписью в экспертном заключении.

7

Утверждение экспертного заключения

Технический директор передает проверенное экспертное заключение с пакетом документов специалисту по работе с заказчиком ОИ для дальнейшего утверждения у Руководителя ОИ.

Экспертное заключение утверждается подписью Руководителя ОИ и печатью Учреждения.

Утверждение экспертного заключения является свидетельством окончания экспертных работ.

Контроль – руководитель ОИ, который своей подписью утверждает экспертное заключение, с отметкой в листе мониторинга.

8

Выдача экспертного заключения заказчику

Специалист по работе с заказчиком ОИ информирует Заказчика о готовности экспертного заключения (по телефону).

Выдача экспертного заключения осуществляется специалистом по работе с заказчиком указанным в заявлении на проведение инспекции Заказчиком способом при предоставлении документа об оплате инспекции (при проведении инспекции на возмездной основе):

  • лично в руки, либо через законного представителя (ФИО и паспортные данные доверенного,                                 № доверенности) ̶̶ два экземпляра экспертного заключения передаются Заказчику с отметкой в получении в третьем экземпляре экспертного заключения, которое хранится в ОИ. В «Журнале регистрации и выдачи экспертных заключений» ВД ОИ 05.01.01-2021, который ведется в электронном виде, ставится дата и ФИО получателя экспертного заключения;
  • заказным письмом с уведомлением о вручении – отправка письма с уведомлением о вручении, уведомление подшивается в дело, специалист по работе с заказчиком ставит отметку в Журнале регистрации и выдачи экспертных заключений ВД ОИ 05.01.01-2021, что экспертное заключение «отправлено почтой, № уведомления от «___»___202  г.»;
  • факсимильной или  электронной связью – с приложением отчетов о получении экспертного заключения, которое  подшивается в дело, специалист по работе с заказчиком ставит отметку в Журнале регистрации и выдачи экспертных заключений ВД ОИ 05.01.01-2021, что экспертное заключение «отправлено факсимильной или электронной связью, № отчета о получении от «___»___202  г.».

Ответственный за этап инспекции – специалист по работе с заказчиком ОИ.

9

Хранение результатов инспекции

Весь пакет документов, представленных для проведения инспекции (заявления, протоколы испытаний, результаты исследований по экспертизе, акты отбора проб, декларации о соответствии, ветеринарные сопроводительные документы,  маркировка, упаковка и пр.) подлежат хранению в местах, исключающих их потерю, порчу и повреждения (хранятся у ответственного исполнителя в закрытом шкафу).

·           После выдачи экспертного заключения  Заказчику экземпляр экспертного заключения ОИ и материалы инспекции передаются специалисту ответственному за хранение (специалисту по работе с заказчиком ОИ).

·           Ответственный за хранение специалист формирует дело для хранения, в состав которого входят (в следующем «порядке – снизу вверх»):

1) Лист регистрации хода работ и мониторинга персонала по форме Ф9 ДП 02.02.01.2021;

2) заявление на проведение инспекции с Листом регистрации и анализа заявления на инспекцию по форме Ф1 РИ 03.01.01.2021;

3) представленная заказчиком документация;

4) переписку с заказчиком в ходе инспекции (в случае таковой);

5) один экземпляр экспертного заключения.

·        Архивирование документов производится специалистом по работе с заказчиком в соответствии с ДП 02.06.01.2021 «Правила хранения и архивирования документов».

Ответственный за этап инспекции – специалист по работе с заказчиком.

 

Порядок проведения эпизоотологического обследования, в т.ч. оценки риска.

№ п/п

Наименование этапа

Описание этапа

1

Приём, регистрация и рассмотрение заявлений на проведение инспекции (экспертизы)

Поступающие на проведение инспекции заявления (распоряжения, постановления и т.д.) с прилагаемыми документами  регистрируются в Журнале входящих документов Учреждения (Атлас журналов ОИ А 03.03.01.2021), который ведется в электронном виде. Заявления подлежат однозначному обозначению - специалист по работе с заказчиком после проверки наличия, целостности и читаемости всех документов, присваивает идентификационный номер заявлению в соответствии с записью в Журнале входящих документов Учреждения (Атлас журналов ОИ А 03.03.01.2021). 

Приём заявления с пакетом документов осуществляется по форме Ф4 РК 01.01.01.2021

Перечень прилагаемых к заявлению документов для оформления договора на оказание услуг:

·        сведения о ИНН, ОГРН;

·        копия паспорта (для физических лиц и индивидуальных   предпринимателей);

·        копия Устава организации (для юридических лиц 2 первых листа и последний);

·        банковские реквизиты для составления договора (для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей).

Перечень прилагаемых к заявлению документов для проведения инспекции:

·      акт отбора проб (сопроводительная и /или заявка на проведение исследований);

·        товаросопроводительные документы, обеспечивающие прослеживаемость данной продукции;

·        протоколы испытаний (результаты исследований по экспертизе, акт ветеринарно-санитарной экспертизы и другие);

·         акты патологоанатомического вскрытия, акт клинического осмотра животного, акты на вакцинацию, диагностические исследования и профилактические обработки, ветеринарно-санитарный паспорт двора/пасеки, ветеринарный паспорт на животных и (или) выписка с похозяйственной книги, подтверждающие факт владения животным (при наличии);

·        другие документы предоставленные заказчиком.

При необходимости эксперты вправе запросить недостающие документы в ходе проведения инспекции (с отметкой в листе мониторинга хода работ и персонала – ответственный исполнитель, согласование – технический директор, с отметкой в листе мониторинга), информировав Заказчика Уведомлением  (отправка уведомления Ф14 РК 01.01.01.2021 простым письмом) о необходимости предоставления недостающих документов и их приём с отметкой в листе мониторинга: указание наименование документа и даты предоставления в ОИ.

При недостаточности представленных материалов процедура рассмотрения приостанавливается до получения необходимых документов. Срок предоставления составляет 5 рабочих дней.

При невозможности предоставления недостающей информации оформляется уведомление об отказе в выдаче экспертного заключения по форме Ф10  РК 01.01.01.2021.

При невозможности оставить оригинал документа, предоставляется копия документа, заверенная печатью организации и подписью руководителя, либо снимается копия сотрудником органа инспекции, ответственным за приём документов от заказчика, на снятой с оригинала копии должна быть поставлена печать/надпись «Копия верна», должность лица, заверившего копию, личная подпись, расшифровка подписи (Ф.И.О.), дата заверения.

Копии документов, не заверенные в установленном порядке, не имеют юридической силы и не могут быть приняты к рассмотрению.

Специалист по работе с заказчиком предоставляет заявление Руководителю ОИ для ознакомления, с последующей передачей  техническому директору ОИ для анализа заявления и исполнения с отметкой в Листе регистрации и анализа заявления на инспекцию по форме Ф1 РИ 03.01.01.2021.

Технический директор ОИ проводит анализ заявления,  назначает ответственного  исполнителя с отметкой в Листе регистрации и анализа заявления на инспекцию по форме Ф1 РИ 03.01.01.2021. При выборе эксперта/экспертов учитывается наличие навыков и профессиональных знаний, а так же опыта выполнения работ по проведению оценки соответствия того или иного объекта инспекции (вида инспекции).

Регистрация специалистом по работе с заказчиком заявлений на проведение инспекции в «Журнале регистрации и выдачи экспертных заключений» ВД ОИ 05.01.01-2021. Экспертному заключению присваивается номер, соответствующий порядковому номеру записи в Журнале регистрации и выдачи экспертных заключений ВД ОИ 05.01.01-2021 с добавлением к номеру «-ЭЗ» (Атлас журналов ОИ А 03.03.01.2021). Данный Журнал ведется в электронном виде, исчисление обнуляется с начала года.

При отказе Заказчика от услуги по проведению инспекции в Заявитель оформляет заявление об аннулировании заявления по форме Ф11 РК 01.01.01.2021.

Передача пакета документов с резолюцией специалистом по работе с заказчиком - ответственному исполнителю (эксперту).

 

Ответственный за этап инспекции - специалист по работе с заказчиком, контроль- технический директор с отметкой в листе регистрации и анализа заявления на инспекцию.

2

  Прием на исполнение

Рассмотрение пакета документов.

 

Ответственный за этап инспекции – ответственный исполнитель, с отметкой в листе мониторинга.

3

Назначение соисполнителя

Ответственный исполнитель принимает решение о назначении соисполнителя и согласовывает с техническим директором.

Ответственный за этап инспекции – ответственный исполнитель, согласование – технический директор, с отметкой в листе мониторинга.

4

Экспертиза представленной документации

Ответственный исполнитель и соисполнитель проводят экспертизу представленной документации:

·       в протоколах испытаний рассматривают исследовательскую часть и путём сравнения фактического значения с нормативным, определяют, входит ли полученный результат испытаний в область допустимых значений.

·       в акте отбора проб оценивают документ, согласно которому отобрана проба, количество отобранной пробы, условия её доставки, результат осмотра партии, результат идентификации продукции;

·       во ФГИС в области ветеринарии «ВетИС» рассматривают и оценивают сведения о ветеринарных сопроводительных документах и информации, полученной из них; о результатах ВСЭ, о лабораторных исследованиях, информация об идентификации животных, проведенных профилактических, лечебных и иных мероприятиях;

·       в ходе экспертизы проверяется достоверность электронных ветеринарных сопроводительных документов через систему ФГИС «Меркурий»;

·       в ходе экспертизы протоколов испытаний на биологический и патологический материал, в случае выявления и идентификации возбудителей заболевания человека и животных экспертами проводится оценка риска здоровью населения и животных. В акте отбора проб оценивают документ, согласно которому отобрана проба, количество отобранной пробы, условия её доставки.

В случае обнаружения неприемлемости метода инспекции, предложенного заказчиком, составляет «Уведомление о неприемлемости метода инспекции» Ф12 РК 01.01.01.2021, либо, если необходимый метод не входит в область аккредитации ОИ, составляет Уведомление

Ф13 РК 01.01.01.2021 о том, что, экспертное заключение будет выдано без ссылки на аттестат аккредитации, без изображения знака национальной системы аккредитации и делает соответствующую запись в Листе регистрации хода работ и мониторинга персонала Ф9 ДП 02.02.01.2021,  ставит в известность ТД ОИ, который ставит отметку о согласовании в Листе регистрации хода работ и мониторинга персонала Ф9 ДП 02.02.01.2021. Ответственный исполнитель передаёт Уведомление на подпись Руководителю ОИ, затем специалисту по работе с заказчиком, который согласовывает способ отправки Уведомления и направляет его Заказчику.

Ответственный за этап инспекции – ответственный исполнитель, с отметкой в листе мониторинга.

5

Выезд на объект инспекции с целью проведения эпизоотологического обследования

Ответственный  исполнитель   согласовывает  дату  и  время  выезда с Заказчиком и согласовывает выезд на объект инспекции с техническим директором ОИ.

Выезд специалистов ОИ в сроки, назначенные приказом Начальника Учреждения.

При выезде на объект инспекции эксперты ОИ оформляют

первичный акт эпизоотологического обследования по форме Ф9 РК 01.01.01.2021.

Ответственный за этап инспекции – ответственный исполнитель/соисполнитель, с отметкой в листе мониторинга.

6

Оформление экспертного заключения

Обеспечение беспристрастности:

Экспертная группа осуществляет независимую оценку самостоятельно каждым экспертом, затем по итогам обсуждения учитывается мнение каждого эксперта и путём исключения ошибочных выводов и суждений приходят к единому экспертному выводу.

На основании сведений полученных при анализе документов представленных для проведения инспекции и результатов эпизоотологического обследования, экспертной группой оформляется экспертное заключение.

Экспертное заключение оформляется ответственным специалистом в 3х экземплярах, имеющих равную юридическую силу (два экземпляра выдаются Заказчику/ Владельцу, третий экземпляр – ОИ).

В случаях выявления  несоответствия объекта инспекции требованиям нормативных документов эксперты проводят оценку риска здоровью населения и животных, руководствуясь п.4.8. РИ 03.01.01.2021 с использованием наилучшей информации с учетом последних научных достижений.

Экспертное заключение включает следующие сведения:

•       наименование органа инспекции, его почтовые реквизиты, номер аттестата аккредитации, знак национальной системы аккредитации;

•       номер экспертного заключения и дату выдачи;

·              состав экспертной группы;

·              наименование объекта инспекции;

·              основание для проведения инспекции;

·              наименование заказчика, юридический и  фактический адрес Заказчика;

•       перечень предоставленных документов;

•       экспертиза представленных документов;

•       на соответствие каких документов и где была проведена экспертиза объекта инспекции;

•       заключение о соответствии (несоответствии) объекта инспекции;

•       оценка риска при выявлении несоответствия

•       рекомендации (при необходимости);

•       подписи экспертов, проводивших инспекцию     (должность специалиста, Ф.И.О, подпись);

•       подпись технического директора ОИ, подтверждающая проверку экспертного заключения;

•        подпись начальника ОИ, утверждающая экспертное заключение;

•        отметка о получении экспертного заключения заказчиком (дата, ФИО, подпись).

Вся информация в экспертном заключении должна быть правильной, точной и четкой.

Исправления или добавления в экспертных заключениях  после их выдачи Заказчику производятся только с разрешения Руководителя ОИ, путём замены документа с тем же номером на ранее выданный. Новый документ идентифицируется буквой «И» и датируется датой исправления.

 

Ответственный за этап инспекции – ответственный исполнитель/соисполнитель, с отметкой в листе мониторинга.

7

Проверка окончания инспекции

Передача экспертного заключения техническому директору на проверку правильности и готовности к выдаче итогового документа по результатам инспекции.

Контроль – технический директор с отметкой в листе мониторинга и подписью в экспертном заключении.

8

Утверждение экспертного заключения

Технический директор передает проверенное экспертное заключение с пакетом документов специалисту по работе с заказчиком ОИ для дальнейшего утверждения у Руководителя ОИ.

Экспертное заключение утверждается подписью Руководителя ОИ и печатью Учреждения.

Утверждение экспертного заключения является свидетельством окончания экспертных работ.

Контроль – руководитель ОИ, который своей подписью утверждает экспертное заключение, с отметкой в листе мониторинга.

9

Выдача экспертного заключения заказчику

Специалист по работе с заказчиком ОИ информирует Заказчика о готовности экспертного заключения (по телефону).

Выдача экспертного заключения осуществляется специалистом по работе с заказчиком указанным в заявлении на проведение инспекции Заказчиком способом при предоставлении документа об оплате инспекции (при проведении инспекции на возмездной основе):

  •  лично в руки, либо через законного представителя (ФИО и паспортные данные доверенного,                                 № доверенности) ̶̶ два экземпляра экспертного заключения передаются Заказчику с отметкой в получении в третьем экземпляре экспертного заключения, которое хранится в ОИ. В «Журнале регистрации и выдачи экспертных заключений» ВД ОИ 05.01.01-2021, который ведется в электронном виде, ставится дата и ФИО получателя экспертного заключения;
  • заказным письмом с уведомлением о вручении – отправка письма с уведомлением о вручении, уведомление подшивается в дело, специалист по работе с заказчиком ставит отметку в Журнале регистрации и выдачи экспертных заключений ВД ОИ 05.01.01-2021, что экспертное заключение «отправлено почтой, № уведомления от «___»___202  г.»;
  • факсимильной или  электронной связью – с приложением отчетов о получении экспертного заключения, которое  подшивается в дело, специалист по работе с заказчиком ставит отметку в Журнале регистрации и выдачи экспертных заключений ВД ОИ 05.01.01-2021, что экспертное заключение «отправлено факсимильной или электронной связью, № отчета о получении от «___»___202  г.».

Ответственный за этап инспекции – специалист по работе с заказчиком ОИ.

10

Хранение результатов инспекции

Весь пакет документов, представленных для проведения инспекции (заявления, протоколы испытаний, результаты исследований по экспертизе, акты отбора проб, декларации о соответствии, ветеринарные сопроводительные документы,  маркировка, упаковка и пр.) подлежат хранению в местах, исключающих их потерю, порчу и повреждения (хранятся у ответственного исполнителя в закрытом шкафу).

·           После выдачи экспертного заключения  Заказчику экземпляр экспертного заключения ОИ и материалы инспекции передаются специалисту ответственному за хранение (специалисту по работе с заказчиком ОИ).

·           Ответственный за хранение специалист формирует дело для хранения, в состав которого входят (в следующем «порядке – снизу вверх»):

1) Лист регистрации хода работ и мониторинга персонала по форме Ф9 ДП 02.02.01.2021;

2) заявление на проведение инспекции с Листом регистрации и анализа заявления на инспекцию по форме Ф1 РИ 03.01.01.2021;

3) представленная заказчиком документация;

4) переписку с заказчиком в ходе инспекции (в случае таковой);

5) один экземпляр экспертного заключения.

·        Архивирование документов производится специалистом по работе с заказчиком в соответствии с ДП 02.06.01.2021 «Правила хранения и архивирования документов».

Ответственный за этап инспекции – специалист по работе с заказчиком.