Порядок проведения ветеринарно-санитарного обследования
|
№ п/п |
Наименование этапа |
Описание этапа |
|
1 |
Приём, регистрация и рассмотрение заявлений на проведение инспекции (экспертизы), анализ заявления |
Поступающие на проведение инспекции заявления (распоряжения, постановления и т.д.) с прилагаемыми документами регистрируются в Журнале входящих документов Учреждения (Атлас журналов ОИ А 03.03.01.2021), который ведется в электронном виде. Заявления подлежат однозначному обозначению - специалист по работе с заказчиком после проверки наличия, целостности и читаемости всех документов, присваивает идентификационный номер заявлению в соответствии с записью в Журнале входящих документов Учреждения (Атлас журналов ОИ А 03.03.01.2021). Приём заявления с пакетом документов осуществляется по форме Ф3 РК 01.01.01.2021. Перечень прилагаемых к заявлению документов для оформления договора на оказание услуг: · сведения о ИНН, ОГРН; · копия паспорта (для физических лиц и индивидуальных предпринимателей); · копия Устава организации (для юридических лиц 2 первых листа и последний); · банковские реквизиты для составления договора (для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей). Перечень прилагаемых к заявлению документов для проведения ветеринарно-санитарного обследования: · копия договора аренды (субаренды) или свидетельства о собственности; · копия программы производственного контроля; · копия договора на вывоз и утилизацию твёрдых бытовых отходов, биоотходов; · копии договоров на проведение дезинфекции, дезинсекции, дератизации, контроля качества дезинфекции; · ветеринарно-санитарный паспорт двора/пасеки, ветеринарный паспорт на животных и (или) выписка с похозяйственной книги (при необходимости); · другие документы предоставленные заказчиком. При необходимости эксперты вправе запросить недостающие документы в ходе проведения инспекции (с отметкой в листе мониторинга хода работ и персонала – ответственный исполнитель, согласование – технический директор, с отметкой в листе мониторинга) информировав Заказчика Уведомлением (отправка уведомления Ф14 РК 01.01.01.2021 простым письмом) о необходимости предоставления недостающих документов и их приём с отметкой в листе мониторинга: указание наименование документа и даты предоставления в ОИ. При недостаточности представленных материалов процедура рассмотрения приостанавливается до получения необходимых документов. Срок предоставления составляет 5 рабочих дней. При невозможности предоставления недостающей информации оформляется уведомление об отказе в выдаче экспертного заключения по форме Ф10 РК 01.01.01.2021. При невозможности оставить оригинал документа, предоставляется копия документа, заверенная печатью организации и подписью руководителя, либо снимается копия сотрудником органа инспекции, ответственным за приём документов от заказчика, на снятой с оригинала копии должна быть поставлена печать/надпись «Копия верна», должность лица, заверившего копию, личная подпись, расшифровка подписи (Ф.И.О.), дата заверения. Копии документов, не заверенные в установленном порядке, не имеют юридической силы и не могут быть приняты к рассмотрению. Специалист по работе с заказчиком предоставляет заявление Руководителю ОИ для ознакомления, с последующей передачей техническому директору ОИ для анализа заявления и исполнения с отметкой в Листе регистрации и анализа заявления на инспекцию по форме Ф1 РИ 03.01.01.2021). Технический директор ОИ проводит анализ заявления, назначает ответственного исполнителя с отметкой в Листе регистрации и анализа заявления на инспекцию по форме Ф1 РИ 03.01.01.2021. При выборе эксперта/экспертов учитывается наличие навыков и профессиональных знаний, а так же опыта выполнения работ по проведению оценки соответствия того или иного объекта инспекции (вида инспекции). Регистрация специалистом по работе с заказчиком заявлений на проведение инспекции в «Журнале регистрации и выдачи экспертных заключений» ВД ОИ 05.01.01-2021. Экспертному заключению присваивается номер, соответствующий порядковому номеру записи в Журнале регистрации и выдачи экспертных заключений ВД ОИ 05.01.01-2021 с добавлением к номеру «-ЭЗ» (Атлас журналов ОИ А 03.03.01.2021). Данный Журнал ведется в электронном виде, исчисление обнуляется с начала года. При отказе Заказчика от услуги по проведению инспекции в Заявитель оформляет заявление об аннулировании заявления по форме Ф11 РК 01.01.01.2021. Передача пакета документов с резолюцией специалистом по работе с заказчиком - ответственному исполнителю (эксперту). Ответственный за этап инспекции - специалист по работе с заказчиком, контроль- технический директор с отметкой в листе регистрации и анализа заявления на инспекцию. |
|
2 |
Прием на исполнение |
Рассмотрение пакета документов ответственным исполнителем (экспертом).
Ответственный за этап инспекции – ответственный исполнитель, с отметкой в листе мониторинга. |
|
3 |
Назначение соисполнителя |
Ответственный исполнитель принимает решение о назначении соисполнителя и согласовывает с техническим директором. Ответственный за этап инспекции – ответственный исполнитель, согласование – технический директор, с отметкой в листе мониторинга. |
|
4 |
Экспертиза представленной документации |
Ответственный исполнитель и соисполнитель проводят экспертизу представленной документации. При проведении ветеринарно-санитарных обследований проводится анализ выполнения требований нормативных документов в процессе производства (изготовления), хранения, перевозки (транспортирования), реализации и утилизации подконтрольной продукции; условий содержания, разведения и убоя животных, соблюдение требований ветеринарного законодательства при осуществлении деятельности. В случае обнаружения неприемлемости метода инспекции, предложенного заказчиком, составляет «Уведомление о неприемлемости метода инспекции» Ф12 РК 01.01.01.2021, либо, если необходимый метод не входит в область аккредитации ОИ, составляет Уведомление Ф13 РК 01.01.01.2021 о том, что, экспертное заключение будет выдано без ссылки на аттестат аккредитации, без изображения знака национальной системы аккредитации и делает соответствующую запись в Листе регистрации хода работ и мониторинга персонала Ф9 ДП 02.02.01.2021, ставит в известность ТД ОИ, который ставит отметку о согласовании в Листе регистрации хода работ и мониторинга персонала Ф9 ДП 02.02.01.2021. Ответственный исполнитель передаёт Уведомление на подпись Руководителю ОИ, затем специалисту по работе с заказчиком, который согласовывает способ отправки Уведомления и направляет его Заказчику. Ответственный за этап инспекции – ответственный исполнитель, с отметкой в листе мониторинга. |
|
5 |
Выезд на объект инспекции с целью проведения ветеринарно-санитарного обследования |
Ответственный исполнитель согласовывает дату и время выезда с Заказчиком и согласовывает выезд на объект инспекции с техническим директором ОИ. Выезд специалистов ОИ в сроки, назначенные приказом Начальника Учреждения. При выезде на объект инспекции эксперты ОИ оформляют первичный акт ветеринарно-санитарного обследования по форме Ф6 РК 01.01.01.2021, Ф7 РК 01.01.01.2021, Ф8 РК 01.01.01.2021. При осуществлении деятельности в рамках главы 11 статьи 54 Федерального закона от 31 июля 2020 г. № 248-ФЗ “О государственном контроле (надзоре) и муниципальном контроле в Российской Федерации” при проведении независимой оценки соблюдения обязательных требований применяются чек-листы, утвержденные Приказом Россельхознадзора №235 от 19 марта 2018 г «Об утверждении форм проверочных листов (списков контрольных вопросов), используемых должностными лицами территориальных органов Федеральной службы по ветеринарному и фитосанитарному надзору при проведении плановых проверок в рамках осуществления федерального государственного ветеринарного контроля». Ответственный за этап инспекции – ответственный исполнитель/соисполнитель, согласование- технический директор с отметкой в листе мониторинга. |
|
6 |
Оформление экспертного заключения |
Обеспечение беспристрастности: Экспертная группа осуществляет независимую оценку самостоятельно каждым экспертом, затем по итогам обсуждения учитывается мнение каждого эксперта и путём исключения ошибочных выводов и суждений приходят к единому экспертному выводу. На основании сведений полученных при анализе документов, представленных для проведения инспекции и в ходе проведения выездного ветеринарно-санитарного обследования, экспертной группой оформляется экспертное заключение. Экспертное заключение оформляется ответственным специалистом в 3х экземплярах, имеющих равную юридическую силу (два экземпляра выдаются Заказчику/ Владельцу, третий экземпляр – ОИ). Экспертное заключение включает следующие сведения: • наименование органа инспекции, его почтовые реквизиты, номер аттестата аккредитации, знак национальной системы аккредитации; • номер экспертного заключения и дату выдачи; · состав экспертной группы; · наименование объекта инспекции; · основание для проведения инспекции; · наименование заказчика, юридический и фактический адрес Заказчика; • перечень предоставленных документов; • экспертиза представленных документов; • на соответствие, каких документов и где была проведена экспертиза объекта инспекции; • заключение о соответствии (несоответствии) объекта инспекции; • оценка риска при выявлении несоответствия • рекомендации (при необходимости); • подписи экспертов, проводивших инспекцию (должность специалиста, Ф.И.О, подпись); • подпись технического директора ОИ, подтверждающая проверку экспертного заключения; • подпись начальника ОИ, утверждающая экспертное заключение; • отметка о получении экспертного заключения заказчиком (дата, ФИО, подпись). Вся информация в экспертном заключении должна быть правильной, точной и четкой. Исправления или добавления в экспертных заключениях после их выдачи Заказчику производятся только с разрешения Руководителя ОИ, путём замены документа с тем же номером на ранее выданный. Новый документ идентифицируется буквой «И» и датируется датой исправления.
Ответственный за этап инспекции – ответственный исполнитель/соисполнитель, с отметкой в листе мониторинга. |
|
7 |
Проверка окончания инспекции |
Передача экспертного заключения техническому директору на проверку правильности и готовности к выдаче итогового документа по результатам инспекции. Контроль – технический директор с отметкой в листе мониторинга и подписью в экспертном заключении. |
|
8 |
Утверждение экспертного заключения |
Технический директор передает проверенное экспертное заключение с пакетом документов специалисту по работе с заказчиком ОИ для дальнейшего утверждения у Руководителя ОИ. Экспертное заключение утверждается подписью Руководителя ОИ и печатью Учреждения. Утверждение экспертного заключения является свидетельством окончания экспертных работ. Контроль – руководитель ОИ, который своей подписью утверждает экспертное заключение, с отметкой в листе мониторинга. |
|
9 |
Выдача экспертного заключения заказчику |
Специалист по работе с заказчиком ОИ информирует Заказчика о готовности экспертного заключения (по телефону). Выдача экспертного заключения осуществляется специалистом по работе с заказчиком указанным в заявлении на проведение инспекции Заказчиком способом при предоставлении документа об оплате инспекции (при проведении инспекции на возмездной основе):
Ответственный за этап инспекции – специалист по работе с заказчиком ОИ. |
|
10 |
Хранение результатов инспекции |
Весь пакет документов, представленных для проведения инспекции (заявления, протоколы испытаний, результаты исследований по экспертизе, акты отбора проб, декларации о соответствии, ветеринарные сопроводительные документы, маркировка, упаковка и пр.) подлежат хранению в местах, исключающих их потерю, порчу и повреждения (хранятся у ответственного исполнителя в закрытом шкафу). · После выдачи экспертного заключения Заказчику экземпляр экспертного заключения ОИ и материалы инспекции передаются специалисту ответственному за хранение (специалисту по работе с заказчиком ОИ). · Ответственный за хранение специалист формирует дело для хранения, в состав которого входят (в следующем «порядке – снизу вверх»): 1) Лист регистрации хода работ и мониторинга персонала по форме Ф9 ДП 02.02.01.2021; 2) заявление на проведение инспекции с Листом регистрации и анализа заявления на инспекцию по форме Ф1 РИ 03.01.01.2021; 3) представленная заказчиком документация; 4) переписку с заказчиком в ходе инспекции (в случае таковой); 5) один экземпляр экспертного заключения. · Архивирование документов производится специалистом по работе с заказчиком в соответствии с ДП 02.06.01.2021 «Правила хранения и архивирования документов». Ответственный за этап инспекции – специалист по работе с заказчиком. |
Порядок проведения ветеринарно-санитарной экспертизы, оценки соответствия, ветеринарной экспертизы, в том числе оценки рисков
|
№ п/п |
Наименование этапа |
Описание этапа |
|
1 |
Приём, регистрация и рассмотрение заявлений на проведение инспекции (экспертизы) |
Поступающие на проведение инспекции заявления (распоряжения, постановления и т.д.) с прилагаемыми документами регистрируются в Журнале входящих документов Учреждения (Атлас журналов ОИ А 03.03.01.2021), который ведется в электронном виде. Заявления подлежат однозначному обозначению - специалист по работе с заказчиком после проверки наличия, целостности и читаемости всех документов, присваивает идентификационный номер заявлению в соответствии с записью в Журнале входящих документов Учреждения (Атлас журналов ОИ А 03.03.01.2021). Приём заявления с пакетом документов осуществляется по форме Ф2 РК 01.01.01.2021, Ф5 РК 01.01.01.2021 Перечень прилагаемых к заявлению документов для оформления договора на оказание услуг: · сведения о ИНН, ОГРН; · копия паспорта (для физических лиц и индивидуальных предпринимателей); · копия Устава организации (для юридических лиц 2 первых листа и последний); · банковские реквизиты для составления договора (для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей). Перечень прилагаемых к заявлению документов для проведения инспекции: · акт отбора проб (сопроводительная и /или заявка на проведение исследований); · товаросопроводительные документы, обеспечивающие прослеживаемость данной продукции; · протоколы испытаний (результаты исследований по экспертизе, акт ветеринарно-санитарной экспертизы и другие); · акты патологоанатомического вскрытия, акт клинического осмотра животного, акты на вакцинацию, диагностические исследования и профилактические обработки, ветеринарно-санитарный паспорт двора/пасеки, ветеринарный паспорт на животных и (или) выписка с похозяйственyой книги, подтверждающие факт владения животным (при наличии), акты ветеринарно-санитарного обследования; · проект животноводческого объекта (для проведения ветеринарной экспертизы); · другие документы предоставленные заказчиком. При необходимости эксперты вправе запросить недостающие документы в ходе проведения инспекции (с отметкой в листе мониторинга хода работ и персонала – ответственный исполнитель, согласование – технический директор, с отметкой в листе мониторинга), информировав Заказчика Уведомлением (отправка уведомления Ф14 РК 01.01.01.2021 простым письмом) о необходимости предоставления недостающих документов и их приём с отметкой в листе мониторинга: указание наименование документа и даты предоставления в ОИ. При недостаточности представленных материалов процедура рассмотрения приостанавливается до получения необходимых документов. Срок предоставления составляет 5 рабочих дней. При невозможности предоставления недостающей информации оформляется уведомление об отказе в выдаче экспертного заключения по форме Ф10 РК 01.01.01.2021. При невозможности оставить оригинал документа, предоставляется копия документа, заверенная печатью организации и подписью руководителя, либо снимается копия сотрудником органа инспекции, ответственным за приём документов от заказчика, на снятой с оригинала копии должна быть поставлена печать/надпись «Копия верна», должность лица, заверившего копию, личная подпись, расшифровка подписи (Ф.И.О.), дата заверения. Копии документов, не заверенные в установленном порядке, не имеют юридической силы и не могут быть приняты к рассмотрению. Специалист по работе с заказчиком предоставляет заявление Руководителю ОИ для ознакомления, с последующей передачей техническому директору ОИ для анализа заявления и исполнения с отметкой в Листе регистрации и анализа заявления на инспекцию по форме Ф1 РИ 03.01.01.2021. Технический директор ОИ назначает ответственного исполнителя с отметкой в Листе регистрации и анализа заявления на инспекцию по форме Ф1 РИ 03.01.01.2021. При выборе эксперта/экспертов учитывается наличие навыков и профессиональных знаний, а так же опыта выполнения работ по проведению оценки соответствия того или иного объекта инспекции (вида инспекции). Регистрация заявлений на проведение инспекции в «Журнале регистрации и выдачи экспертных заключений» ВД ОИ 05.01.01-2021. Экспертному заключению присваивается номер, соответствующий порядковому номеру записи в Журнале регистрации и выдачи экспертных заключений ВД ОИ 05.01.01-2021 с добавлением к номеру «-ЭЗ» (Атлас журналов ОИ А 03.03.01.2021). Данный Журнал ведется в электронном виде, исчисление обнуляется с начала года. При отказе Заказчика от услуги по проведению инспекции в Заявитель оформляет заявление об аннулировании заявления по форме Ф11 РК 01.01.01.2021. Передача пакета документов с резолюцией специалистом по работе с заказчиком - ответственному исполнителю (эксперту).
Ответственный за этап инспекции - специалист по работе с заказчиком, контроль- технический директор с отметкой в листе регистрации и анализа заявления на инспекцию. |
|
2 |
Прием на исполнение |
Рассмотрение пакета документов.
Ответственный за этап инспекции – ответственный исполнитель, с отметкой в листе мониторинга. |
|
3 |
Назначение соисполнителя |
Ответственный исполнитель принимает решение о назначении соисполнителя и согласовывает с техническим директором. Ответственный за этап инспекции – ответственный исполнитель, согласование – технический директор, с отметкой в листе мониторинга. |
|
4 |
Экспертиза представленной документации |
Ответственный исполнитель и соисполнитель проводят экспертизу представленной документации: · в протоколах испытаний рассматривают исследовательскую часть и путём сравнения фактического значения с нормативным, определяют, входит ли полученный результат испытаний в область допустимых значений. · в акте отбора проб оценивают документ, согласно которому отобрана проба, количество отобранной пробы, условия её доставки, результат осмотра партии, результат идентификации продукции; · во ФГИС в области ветеринарии «ВетИС» рассматривают и оценивают сведения о ветеринарных сопроводительных документах и информации, полученной из них; о результатах ВСЭ, о лабораторных исследованиях подконтрольной продукции. · в ходе экспертизы проверяется достоверность электронных ветеринарных сопроводительных документов через систему ФГИС «Меркурий», декларации о соответствии и сертификатов соответствия через систему Росаккредитации. · во всех представленных документах проверяется наличие особых отметок и информации, свидетельствующей о нарушениях условий хранения и истечения срока годности или об ухудшении качества и появлении признаков опасности объектов инспекции. · в ходе экспертизы протоколов испытаний на биологический и патологический материал, в случае выявления и идентификации возбудителей заболевания человека и животных экспертами проводится оценка риска здоровью населения и животных. В акте отбора проб оценивают документ, согласно которому отобрана проба, количество отобранной пробы, условия её доставки. · при проведения ветеринарной экспертизы проекта животноводческого объекта проверяется его соответствие требованиям согласно Методического пособия по ветеринарной экспертизе проектов животноводческих объектов РД-АПК 3.10.07.02-14. В случае обнаружения неприемлемости метода инспекции, предложенного заказчиком, составляет «Уведомление о неприемлемости метода инспекции» Ф12 РК 01.01.01.2021, либо, если необходимый метод не входит в область аккредитации ОИ, составляет Уведомление Ф13 РК 01.01.01.2021 о том, что, экспертное заключение будет выдано без ссылки на аттестат аккредитации, без изображения знака национальной системы аккредитации и делает соответствующую запись в Листе регистрации хода работ и мониторинга персонала Ф9 ДП 02.02.01.2021, ставит в известность ТД ОИ, который ставит отметку о согласовании в Листе регистрации хода работ и мониторинга персонала Ф9 ДП 02.02.01.2021. Ответственный исполнитель передаёт Уведомление на подпись Руководителю ОИ, затем специалисту по работе с заказчиком, который согласовывает способ отправки Уведомления и направляет его Заказчику. Ответственный за этап инспекции – ответственный исполнитель, с отметкой в листе мониторинга. |
|
5 |
Оформление экспертного заключения |
Обеспечение беспристрастности: Экспертная группа осуществляет независимую оценку самостоятельно каждым экспертом, затем по итогам обсуждения учитывается мнение каждого эксперта и путём исключения ошибочных выводов и суждений приходят к единому экспертному выводу. На основании сведений полученных при анализе документов, представленных для проведения инспекции экспертной группой оформляется экспертное заключение. Экспертное заключение оформляется ответственным специалистом в 3х экземплярах, имеющих равную юридическую силу (два экземпляра выдается Заказчику/ Владельцу, третий экземпляр – ОИ). В случаях выявления несоответствия объекта инспекции требованиям нормативных документов эксперты проводят оценку риска здоровью населения и животных, руководствуясь п.4.8. РИ 03.01.01.2021 с использованием наилучшей информации с учетом последних научных достижений. Экспертное заключение включает следующие сведения: • наименование органа инспекции, его почтовые реквизиты, номер аттестата аккредитации, знак национальной системы аккредитации; • номер экспертного заключения и дату выдачи; · состав экспертной группы; · наименование объекта инспекции; · основание для проведения инспекции; · наименование заказчика, юридический и фактический адрес Заказчика; • перечень предоставленных документов; • экспертиза представленных документов; • на соответствие каких документов и где была проведена экспертиза объекта инспекции; • заключение о соответствии (несоответствии) объекта инспекции; • оценка риска при выявлении несоответствия • рекомендации (при необходимости); • подписи экспертов, проводивших инспекцию (должность специалиста, Ф.И.О, подпись); • подпись технического директора ОИ, подтверждающая проверку экспертного заключения; • подпись начальника ОИ, утверждающая экспертное заключение; • отметка о получении экспертного заключения заказчиком (дата, ФИО, подпись). Вся информация в экспертном заключении должна быть правильной, точной и четкой. Исправления или добавления в экспертных заключениях после их выдачи Заказчику производятся только с разрешения Руководителя ОИ, путём замены документа с тем же номером на ранее выданный. Новый документ идентифицируется буквой «И» и датируется датой исправления.
Ответственный за этап инспекции – ответственный исполнитель/соисполнитель, с отметкой в листе мониторинга. |
|
6 |
Проверка окончания инспекции |
Передача экспертного заключения техническому директору на проверку правильности и готовности к выдаче итогового документа по результатам инспекции. Контроль – технический директор с отметкой в листе мониторинга и подписью в экспертном заключении. |
|
7 |
Утверждение экспертного заключения |
Технический директор передает проверенное экспертное заключение с пакетом документов специалисту по работе с заказчиком ОИ для дальнейшего утверждения у Руководителя ОИ. Экспертное заключение утверждается подписью Руководителя ОИ и печатью Учреждения. Утверждение экспертного заключения является свидетельством окончания экспертных работ. Контроль – руководитель ОИ, который своей подписью утверждает экспертное заключение, с отметкой в листе мониторинга. |
|
8 |
Выдача экспертного заключения заказчику |
Специалист по работе с заказчиком ОИ информирует Заказчика о готовности экспертного заключения (по телефону). Выдача экспертного заключения осуществляется специалистом по работе с заказчиком указанным в заявлении на проведение инспекции Заказчиком способом при предоставлении документа об оплате инспекции (при проведении инспекции на возмездной основе):
Ответственный за этап инспекции – специалист по работе с заказчиком ОИ. |
|
9 |
Хранение результатов инспекции |
Весь пакет документов, представленных для проведения инспекции (заявления, протоколы испытаний, результаты исследований по экспертизе, акты отбора проб, декларации о соответствии, ветеринарные сопроводительные документы, маркировка, упаковка и пр.) подлежат хранению в местах, исключающих их потерю, порчу и повреждения (хранятся у ответственного исполнителя в закрытом шкафу). · После выдачи экспертного заключения Заказчику экземпляр экспертного заключения ОИ и материалы инспекции передаются специалисту ответственному за хранение (специалисту по работе с заказчиком ОИ). · Ответственный за хранение специалист формирует дело для хранения, в состав которого входят (в следующем «порядке – снизу вверх»): 1) Лист регистрации хода работ и мониторинга персонала по форме Ф9 ДП 02.02.01.2021; 2) заявление на проведение инспекции с Листом регистрации и анализа заявления на инспекцию по форме Ф1 РИ 03.01.01.2021; 3) представленная заказчиком документация; 4) переписку с заказчиком в ходе инспекции (в случае таковой); 5) один экземпляр экспертного заключения. · Архивирование документов производится специалистом по работе с заказчиком в соответствии с ДП 02.06.01.2021 «Правила хранения и архивирования документов». Ответственный за этап инспекции – специалист по работе с заказчиком. |
Порядок проведения эпизоотологического обследования, в т.ч. оценки риска.
|
№ п/п |
Наименование этапа |
Описание этапа |
|
1 |
Приём, регистрация и рассмотрение заявлений на проведение инспекции (экспертизы) |
Поступающие на проведение инспекции заявления (распоряжения, постановления и т.д.) с прилагаемыми документами регистрируются в Журнале входящих документов Учреждения (Атлас журналов ОИ А 03.03.01.2021), который ведется в электронном виде. Заявления подлежат однозначному обозначению - специалист по работе с заказчиком после проверки наличия, целостности и читаемости всех документов, присваивает идентификационный номер заявлению в соответствии с записью в Журнале входящих документов Учреждения (Атлас журналов ОИ А 03.03.01.2021). Приём заявления с пакетом документов осуществляется по форме Ф4 РК 01.01.01.2021 Перечень прилагаемых к заявлению документов для оформления договора на оказание услуг: · сведения о ИНН, ОГРН; · копия паспорта (для физических лиц и индивидуальных предпринимателей); · копия Устава организации (для юридических лиц 2 первых листа и последний); · банковские реквизиты для составления договора (для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей). Перечень прилагаемых к заявлению документов для проведения инспекции: · акт отбора проб (сопроводительная и /или заявка на проведение исследований); · товаросопроводительные документы, обеспечивающие прослеживаемость данной продукции; · протоколы испытаний (результаты исследований по экспертизе, акт ветеринарно-санитарной экспертизы и другие); · акты патологоанатомического вскрытия, акт клинического осмотра животного, акты на вакцинацию, диагностические исследования и профилактические обработки, ветеринарно-санитарный паспорт двора/пасеки, ветеринарный паспорт на животных и (или) выписка с похозяйственной книги, подтверждающие факт владения животным (при наличии); · другие документы предоставленные заказчиком. При необходимости эксперты вправе запросить недостающие документы в ходе проведения инспекции (с отметкой в листе мониторинга хода работ и персонала – ответственный исполнитель, согласование – технический директор, с отметкой в листе мониторинга), информировав Заказчика Уведомлением (отправка уведомления Ф14 РК 01.01.01.2021 простым письмом) о необходимости предоставления недостающих документов и их приём с отметкой в листе мониторинга: указание наименование документа и даты предоставления в ОИ. При недостаточности представленных материалов процедура рассмотрения приостанавливается до получения необходимых документов. Срок предоставления составляет 5 рабочих дней. При невозможности предоставления недостающей информации оформляется уведомление об отказе в выдаче экспертного заключения по форме Ф10 РК 01.01.01.2021. При невозможности оставить оригинал документа, предоставляется копия документа, заверенная печатью организации и подписью руководителя, либо снимается копия сотрудником органа инспекции, ответственным за приём документов от заказчика, на снятой с оригинала копии должна быть поставлена печать/надпись «Копия верна», должность лица, заверившего копию, личная подпись, расшифровка подписи (Ф.И.О.), дата заверения. Копии документов, не заверенные в установленном порядке, не имеют юридической силы и не могут быть приняты к рассмотрению. Специалист по работе с заказчиком предоставляет заявление Руководителю ОИ для ознакомления, с последующей передачей техническому директору ОИ для анализа заявления и исполнения с отметкой в Листе регистрации и анализа заявления на инспекцию по форме Ф1 РИ 03.01.01.2021. Технический директор ОИ проводит анализ заявления, назначает ответственного исполнителя с отметкой в Листе регистрации и анализа заявления на инспекцию по форме Ф1 РИ 03.01.01.2021. При выборе эксперта/экспертов учитывается наличие навыков и профессиональных знаний, а так же опыта выполнения работ по проведению оценки соответствия того или иного объекта инспекции (вида инспекции). Регистрация специалистом по работе с заказчиком заявлений на проведение инспекции в «Журнале регистрации и выдачи экспертных заключений» ВД ОИ 05.01.01-2021. Экспертному заключению присваивается номер, соответствующий порядковому номеру записи в Журнале регистрации и выдачи экспертных заключений ВД ОИ 05.01.01-2021 с добавлением к номеру «-ЭЗ» (Атлас журналов ОИ А 03.03.01.2021). Данный Журнал ведется в электронном виде, исчисление обнуляется с начала года. При отказе Заказчика от услуги по проведению инспекции в Заявитель оформляет заявление об аннулировании заявления по форме Ф11 РК 01.01.01.2021. Передача пакета документов с резолюцией специалистом по работе с заказчиком - ответственному исполнителю (эксперту).
Ответственный за этап инспекции - специалист по работе с заказчиком, контроль- технический директор с отметкой в листе регистрации и анализа заявления на инспекцию. |
|
2 |
Прием на исполнение |
Рассмотрение пакета документов.
Ответственный за этап инспекции – ответственный исполнитель, с отметкой в листе мониторинга. |
|
3 |
Назначение соисполнителя |
Ответственный исполнитель принимает решение о назначении соисполнителя и согласовывает с техническим директором. Ответственный за этап инспекции – ответственный исполнитель, согласование – технический директор, с отметкой в листе мониторинга. |
|
4 |
Экспертиза представленной документации |
Ответственный исполнитель и соисполнитель проводят экспертизу представленной документации: · в протоколах испытаний рассматривают исследовательскую часть и путём сравнения фактического значения с нормативным, определяют, входит ли полученный результат испытаний в область допустимых значений. · в акте отбора проб оценивают документ, согласно которому отобрана проба, количество отобранной пробы, условия её доставки, результат осмотра партии, результат идентификации продукции; · во ФГИС в области ветеринарии «ВетИС» рассматривают и оценивают сведения о ветеринарных сопроводительных документах и информации, полученной из них; о результатах ВСЭ, о лабораторных исследованиях, информация об идентификации животных, проведенных профилактических, лечебных и иных мероприятиях; · в ходе экспертизы проверяется достоверность электронных ветеринарных сопроводительных документов через систему ФГИС «Меркурий»; · в ходе экспертизы протоколов испытаний на биологический и патологический материал, в случае выявления и идентификации возбудителей заболевания человека и животных экспертами проводится оценка риска здоровью населения и животных. В акте отбора проб оценивают документ, согласно которому отобрана проба, количество отобранной пробы, условия её доставки. В случае обнаружения неприемлемости метода инспекции, предложенного заказчиком, составляет «Уведомление о неприемлемости метода инспекции» Ф12 РК 01.01.01.2021, либо, если необходимый метод не входит в область аккредитации ОИ, составляет Уведомление Ф13 РК 01.01.01.2021 о том, что, экспертное заключение будет выдано без ссылки на аттестат аккредитации, без изображения знака национальной системы аккредитации и делает соответствующую запись в Листе регистрации хода работ и мониторинга персонала Ф9 ДП 02.02.01.2021, ставит в известность ТД ОИ, который ставит отметку о согласовании в Листе регистрации хода работ и мониторинга персонала Ф9 ДП 02.02.01.2021. Ответственный исполнитель передаёт Уведомление на подпись Руководителю ОИ, затем специалисту по работе с заказчиком, который согласовывает способ отправки Уведомления и направляет его Заказчику. Ответственный за этап инспекции – ответственный исполнитель, с отметкой в листе мониторинга. |
|
5 |
Выезд на объект инспекции с целью проведения эпизоотологического обследования |
Ответственный исполнитель согласовывает дату и время выезда с Заказчиком и согласовывает выезд на объект инспекции с техническим директором ОИ. Выезд специалистов ОИ в сроки, назначенные приказом Начальника Учреждения. При выезде на объект инспекции эксперты ОИ оформляют первичный акт эпизоотологического обследования по форме Ф9 РК 01.01.01.2021. Ответственный за этап инспекции – ответственный исполнитель/соисполнитель, с отметкой в листе мониторинга. |
|
6 |
Оформление экспертного заключения |
Обеспечение беспристрастности: Экспертная группа осуществляет независимую оценку самостоятельно каждым экспертом, затем по итогам обсуждения учитывается мнение каждого эксперта и путём исключения ошибочных выводов и суждений приходят к единому экспертному выводу. На основании сведений полученных при анализе документов представленных для проведения инспекции и результатов эпизоотологического обследования, экспертной группой оформляется экспертное заключение. Экспертное заключение оформляется ответственным специалистом в 3х экземплярах, имеющих равную юридическую силу (два экземпляра выдаются Заказчику/ Владельцу, третий экземпляр – ОИ). В случаях выявления несоответствия объекта инспекции требованиям нормативных документов эксперты проводят оценку риска здоровью населения и животных, руководствуясь п.4.8. РИ 03.01.01.2021 с использованием наилучшей информации с учетом последних научных достижений. Экспертное заключение включает следующие сведения: • наименование органа инспекции, его почтовые реквизиты, номер аттестата аккредитации, знак национальной системы аккредитации; • номер экспертного заключения и дату выдачи; · состав экспертной группы; · наименование объекта инспекции; · основание для проведения инспекции; · наименование заказчика, юридический и фактический адрес Заказчика; • перечень предоставленных документов; • экспертиза представленных документов; • на соответствие каких документов и где была проведена экспертиза объекта инспекции; • заключение о соответствии (несоответствии) объекта инспекции; • оценка риска при выявлении несоответствия • рекомендации (при необходимости); • подписи экспертов, проводивших инспекцию (должность специалиста, Ф.И.О, подпись); • подпись технического директора ОИ, подтверждающая проверку экспертного заключения; • подпись начальника ОИ, утверждающая экспертное заключение; • отметка о получении экспертного заключения заказчиком (дата, ФИО, подпись). Вся информация в экспертном заключении должна быть правильной, точной и четкой. Исправления или добавления в экспертных заключениях после их выдачи Заказчику производятся только с разрешения Руководителя ОИ, путём замены документа с тем же номером на ранее выданный. Новый документ идентифицируется буквой «И» и датируется датой исправления.
Ответственный за этап инспекции – ответственный исполнитель/соисполнитель, с отметкой в листе мониторинга. |
|
7 |
Проверка окончания инспекции |
Передача экспертного заключения техническому директору на проверку правильности и готовности к выдаче итогового документа по результатам инспекции. Контроль – технический директор с отметкой в листе мониторинга и подписью в экспертном заключении. |
|
8 |
Утверждение экспертного заключения |
Технический директор передает проверенное экспертное заключение с пакетом документов специалисту по работе с заказчиком ОИ для дальнейшего утверждения у Руководителя ОИ. Экспертное заключение утверждается подписью Руководителя ОИ и печатью Учреждения. Утверждение экспертного заключения является свидетельством окончания экспертных работ. Контроль – руководитель ОИ, который своей подписью утверждает экспертное заключение, с отметкой в листе мониторинга. |
|
9 |
Выдача экспертного заключения заказчику |
Специалист по работе с заказчиком ОИ информирует Заказчика о готовности экспертного заключения (по телефону). Выдача экспертного заключения осуществляется специалистом по работе с заказчиком указанным в заявлении на проведение инспекции Заказчиком способом при предоставлении документа об оплате инспекции (при проведении инспекции на возмездной основе):
Ответственный за этап инспекции – специалист по работе с заказчиком ОИ. |
|
10 |
Хранение результатов инспекции |
Весь пакет документов, представленных для проведения инспекции (заявления, протоколы испытаний, результаты исследований по экспертизе, акты отбора проб, декларации о соответствии, ветеринарные сопроводительные документы, маркировка, упаковка и пр.) подлежат хранению в местах, исключающих их потерю, порчу и повреждения (хранятся у ответственного исполнителя в закрытом шкафу). · После выдачи экспертного заключения Заказчику экземпляр экспертного заключения ОИ и материалы инспекции передаются специалисту ответственному за хранение (специалисту по работе с заказчиком ОИ). · Ответственный за хранение специалист формирует дело для хранения, в состав которого входят (в следующем «порядке – снизу вверх»): 1) Лист регистрации хода работ и мониторинга персонала по форме Ф9 ДП 02.02.01.2021; 2) заявление на проведение инспекции с Листом регистрации и анализа заявления на инспекцию по форме Ф1 РИ 03.01.01.2021; 3) представленная заказчиком документация; 4) переписку с заказчиком в ходе инспекции (в случае таковой); 5) один экземпляр экспертного заключения. · Архивирование документов производится специалистом по работе с заказчиком в соответствии с ДП 02.06.01.2021 «Правила хранения и архивирования документов». Ответственный за этап инспекции – специалист по работе с заказчиком. |